Comment rédiger un rapport journalier de chantier ?
Un rapport
journalier de chantier est un document qui est classé, généralement par le chef
de chantier, le conducteur des travaux ou le superviseur du site, à la fin de
chaque journée de travail. Il répertorie tous les travaux effectués, les
avancements ou les retards, les incidents de sécurité, l’utilisation de
l’équipement, les visiteurs du chantier et tout autre détail pertinent survenu
au cours de la journée.
Le processus
de rapport journalier est essentiel car il permet au maître d’ouvrage, au
maître d’ouvrage, aux sous-traitants et à tous les autres acteurs du projet
d’accéder à des informations détaillées sur l’avancement des travaux sans avoir
besoin de se rendre sur le site ou de contacter directement une autre personne.
Le rapport
journalier de chantier protège les membres de l’équipe contre les reproches à
tort pour des erreurs ou des retards. Si une étape ou une échéance du projet
est manquée, le chef du projet peut chercher à blâmer les travailleurs ou les
chefs d’équipe.
En
conservant un dossier complet des rapports journaliers, le chef de projet peut
s’assurer qu’il existe des preuves lorsque les retards sont causés par des
circonstances indépendantes de la volonté, telles que les conditions
météorologiques, les problèmes de livraison ou d’autres obstacles.
Page de
Couverture
Selon les préférences,
le rapport journalier de chantier peut avoir une page de couverture complète ou
une section d’en-tête en haut de la première page qui répertorie le nom du
projet, la date, l’emplacement du chantier et le nom de la personne qui prépare
le rapport.
Détails
des travaux
La première
section du document doit inclure tous les détails pertinents sur le travail, y
compris le nom, le type et le numéro. Par exemple, il ne suffit pas d’écrire
simplement » Projet de construction de l’hôtel de ville » – il est
essentiel d’inclure également la phase dans laquelle se trouvait le projet ce
jour-là (démolition, pose de la première pierre, plomberie et câblage, etc.)
Conditions
météorologiques
Le document
doit également inclure le bulletin météo du jour, y compris une description
générale des conditions ainsi que la température, la vitesse du vent et les
précipitations. Si les conditions météorologiques ont causé des retards de
travail, cette information doit être inscrite dans cette section et sous
Événements retardateurs potentiels.
Travail
accompli
Dans cette
section, le responsable du site doit évaluer les progrès réalisés ce jour-là, y
compris les progrès sur les tâches individuelles ainsi que sur l’ensemble du
projet. Le préparateur doit noter chaque activité du projet et son statut –
démarrage, achèvement, progression, retard, etc.
Liste du
personnel
Après le
bulletin météorologique, le chef de chantier doit dresser la liste de tous les
membres de l’équipe qui se trouvaient sur le site ce jour-là. Cette liste doit
être organisée par équipe (opérateurs de machines, plombiers, électriciens,
etc.) et inclure le nombre de travailleurs présents de chaque équipe.
Équipement
en cours d’utilisation/inactif
Tout comme
tous les membres de l’équipe sur un chantier doivent être documentés, le chef
de chantier doit également dresser une liste de tous les équipements présents
sur le chantier et du nombre d’heures d’utilisation de chaque machine.
Faites une
liste de toutes les machines lourdes présentes sur le chantier et le nombre
d’heures actives que chaque pièce d’équipement a été utilisée chaque jour. Si
une pièce d’équipement est sur le chantier mais laissée inutilisée, elle doit
être consignée sur le rapport en conséquence. Il est important d’être précis et
d’énumérer le type d’équipement dont vous disposez. Par exemple, un bulldozer à
chenilles avec une lame en S est un type de bulldozer radicalement différent d’un
bulldozer à roues avec une lame PAT.
Le chef de
chantier doit également documenter le moment où chaque matériel roulant ou
engin arrive et quitte un site de travail. Par exemple, une grue ne sera pas
amenée vers et depuis le chantier chaque jour – elle arrivera au début de son
utilisation sur le projet et sera renvoyée lorsque le travail de la grue sera
terminé.
Quantités
de matériaux
Le chef de
chantier doit également effectuer un inventaire quotidien des matériaux
disponibles et utilisés au cours de la journée de travail. Cela permet de
mesurer le travail effectué sur chaque tâche d’une manière plus spécifique et
mesurable.
Par exemple,
une équipe peut passer des jours ou des semaines à poser des poutres en acier,
période pendant laquelle le chef de chantier écrira « en cours » pour cette
tâche dans la section Travail accompli de son rapport journalier. Cependant,
cela n’offre aucune information sur les progrès réalisés en une journée. En
enregistrant la quantité de matériel utilisée, le chef de chantier peut donner
une image plus claire de la vitesse à laquelle son équipe a travaillé ce
jour-là.
Livraisons
de matériel
Après avoir
enregistré les quantités de matériaux, le chef de chantier doit également
enregistrer toutes les livraisons de matériaux qui ont eu lieu ou devaient
avoir lieu ce jour-là, ainsi que le type et la quantité de matériaux livrés.
Si une
livraison de matériel était prévue pour ce jour-là et n’est pas arrivée, cela
doit être enregistré dans cette section ainsi que sous Événements retardateurs
potentiels, s’il est susceptible de ralentir l’avancement des travaux.
Événements
retardateurs potentiels
Les incidents
susceptibles de retarder l’avancement global des travaux doivent être consignés
au moins deux fois dans le rapport journalier : une fois dans la section
appropriée relative au type de tâche qui a été retardée et une fois dans la
section Événements retardateurs potentiels.
Par exemple,
un dysfonctionnement de l’équipement serait enregistré dans la section
Équipement en cours d’utilisation/inactif, puisque la machine en question a
enregistré un temps d’inactivité aussi longtemps qu’elle était hors service ce
jour-là. Mais si ce dysfonctionnement était suffisamment important pour avoir
retardé l’avancement global des travaux d’une durée quelconque, il doit
également être enregistré comme un événement retardateur potentiel.
Événements
importants
Les
événements importants sont similaires, mais pas identiques, aux événements
retardateurs potentiels et doivent être enregistrés séparément. Un événement important
peut également être un événement retardateur potentiel, mais il est possible
d’avoir un événement important qui ne présente pas de risque de retard, auquel
cas il ne serait enregistré qu’une seule fois.
Les
événements importants sont tous les événements externes qui ont un impact
quelconque sur le chantier. Cela inclut des choses comme les fermetures de
routes, les événements conflictuels, le trafic important, les perturbations
dans la communauté, etc.
Par exemple,
s’il y a un défilé dans la rue où se trouve le chantier, cela sera enregistré
comme un événement important. Si l’équipe devait suspendre le travail pendant
le passage du défilé, ou si le parcours du défilé empêchait l’arrivée d’une
pièce d’équipement clé, cela serait également considéré comme un événement
retardateur potentiel. Cependant, si le défilé est simplement passé à proximité
et n’a pas interféré avec les travaux du site, il n’est pas nécessaire de
l’enregistrer comme cause potentielle de retard.
Réunions
Les réunions
hors site n’ont pas besoin d’être documentées sur le rapport journalier de
chantier, mais parfois des réunions ont lieu sur le terrain. Dans ce cas, ils
doivent être inclus dans la documentation de cette journée. Même si aucune
décision importante n’a été prise lors de la réunion en question, l’événement
lui-même doit être inscrit sur le rapport journalier avec les noms et les
titres des personnes présentes.
Si des
participants à la réunion n’étaient pas des membres d’équipe, ils doivent
également être documentés dans la section Visiteurs.
Si, à tout
moment, de nouvelles directives sont émises par un chargé de projet (soit à la
suite d’une réunion, soit indépendamment), ces nouvelles directives doivent
également être documentées dans cette section.
Sécurité
Le processus
de rapport journalier doit également inclure une évaluation approfondie des
protocoles de sécurité pertinents pour le site et s’ils ont été suivis ou non
chaque jour. La section de sécurité du rapport de chantier doit indiquer si une
inspection du chantier a été effectuée ou non, ainsi qu’un enregistrement de
tous les dangers, incidents ou autres situations potentiellement dangereuses
qui se sont produites.
Visiteurs
Toutes les
personnes présentes sur un chantier ne seront pas nécessairement membres
d’équipage ou maîtres d’ouvrage. À l’occasion, les membres du conseil
d’administration, les coordonnateurs hors site, les journalistes locaux et même
les membres de la famille peuvent visiter le chantier. Toutes ces personnes
doivent être documentées sur le rapport quotidien.
Signature,
nom et date
Au bas de
chaque rapport journalier de chantier, le préparateur du rapport doit imprimer
et signer son nom à côté de la date afin de formaliser l’achèvement du
document.
Accroître
les opportunités commerciales et l’efficacité grâce aux rapports journaliers
Bien que le
processus de rapport puisse sembler fastidieux, il deviendra rapidement une
habitude – et les avantages d’en remplir un chaque jour l’emportent de loin sur
l’ennui de l’écrire.
Une fois que
vous avez rédigé suffisamment de rapports journaliers de chantier pour établir
un enregistrement cohérent de l’avancement de votre projet, vous commencerez à
voir des modèles et des opportunités d’amélioration que vous n’auriez
probablement pas remarqués autrement. Vous constaterez peut-être que vous
commandez constamment trop de matériaux ou que vous louez du matériel plus
longtemps que nécessaire, auquel cas vous pouvez ajuster vos habitudes et ainsi
économiser de l’argent et des efforts dans le processus.
Si votre
rapport journalier montre que l’utilisation de votre machine, engin ou matériel
roulant a été inefficace, vous voudrez peut-être envisager de passer à la
location. En réduisant les coûts de maintenance et en répartissant le paiement
au prorata uniquement pour les jours où vous avez réellement besoin d’une
machine, vous êtes susceptible d’économiser de l’argent et de rationaliser
votre flux de travail.
Vous
trouverez ci-dessous cette un excellent modèle de rapport journalier de
chantier à télécharger en format Word. Pratique
et vous pouvez le modifier selon vos besoins.